| Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése, ÁROP-1.A.2/B |
Ügyfélbarát hivatal
A díjnyertes pályázat története Az Új Magyarország Fejlesztési Terv Államreform Operatív Programja a közigazgatás modernizációja és hatékonyságának növelése, a helyi önkormányzatok hivatalai szervezeti és működési mechanizmusainak fejlesztése érdekében 2008-ban több alkalommal is meghirdette az ÁROP-1.A.2 támogatási konstrukcióját. Veszprém Megyei Jogú Város Közgyűlése június hónapban döntött a pályázaton való részvételről. Ennek alapján a hivatali apparátus segítségével az Aditus Zrt készítette el a pályázati anyagot, melyet július 15-ig kellett benyújtani a kiírónak. A veszprémi Polgármesteri Hivatal fő célként az új szervezési-működési kultúra megvalósítását és megerősítését tűzte ki, a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, a felügyelt intézmények felé a jó gazda hozzáállás és a költséghatékonyság megerősítésével. A Közigazgatási Operatív Programok Irányító Hatósága képviseletében eljáró VÁTI Kht. 2008. november 5-én kelt levelében értesítette városunk polgármesterét arról az örömteli hírről, hogy a benyújtott pályázatot a kiíró több mint 33 millió Forint összegű támogatásra érdemesnek ítélte. A támogatási szerződés aláírása után gyorsított meghívásos közbeszerzési eljárásra került sor. A 2009. 03. 23-án megjelent hirdetmény hatására a részvételi szakaszban 3 pályázó jelezte indulási szándékát. Az ajánlattételi szakaszban benyújtott pályázati anyagok tartalmi hiányosságait a hiánypótlási felhívás hatására sem korrigálták a pályázók, ezért az eljárás eredménytelen lett. Újabb eljárás kiírására 2009. 07. 08-án, az időközben megváltozott szabályok szerint került sor. A felhívásra egyetlen ajánlat érkezett, amelyet a szakmai zsűri elfogadásra alkalmasnak ítélt, mindezek alapján 2009. augusztus 7-i eredményhirdetésen a Controll Holding Zrt. vált jogosulttá a vállalkozási szerződés megkötésére. A szerződés aláírására 2009. augusztus 24-én került sor. A közbeszerzésen a projekt megvalósítására lehetőséget nyert szervezetnek – szoros együttműködésben a hivatali apparátusból alakult projekt team-mel - 12 hónap áll rendelkezésre, hogy rendre megvalósítsa a döntési mechanizmusok korszerűsítése, a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása, a partnerség erősítése programpontokat. Projektleírás:
Kedvezményezett elérhetősége: Közreműködő Szervezet neve és elérhetősége: Nemzeti Fejlesztési Ügynökség, az Irányító Hatóság és a Közreműködő Szervezet honlapja elérhető:
Ügyfélelégedettségi és működési felmérések:
Beszámoló a tárgyidőszaki tevékenységről (2010. 08. 30.) A pályázat megnevezése: „Veszprém Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának szervezeti fejlesztése a hatékonyabb mőködés érdekében” Előzmények: Veszprém Megyei Jogú Város Önkormányzata 2008. évben „Veszprém Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának szervezeti fejlesztése a hatékonyabb mőködés érdekében” címmel projektjavaslatot nyújtott be a VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési Urbanisztikai Kht.-nek, amelyet nyertesnek ítéltek meg. A Támogatási Szerződés aláírására 2009 februárjában került sor. Általános információk: A projekt összköltsége: 37 420 000 Ft, amely 90,00%-os támogatási intenzitás mellett 3 742 000 Ft saját forrást igényel az Önkormányzattól. A szerződött összeg: 35 910 000 Ft. A projekt időtartama: 2009. február 02. - 2010. augusztus 30. A projekt végrehajtása során keletkezett eredménytermékek
Nyilvánosság biztosítása: A „C” típusú tábla, majd a projektzárást követően a D típusú tábla kihelyezésre került a Hivatalban.
Fotódokumentáció készült az éppen aktuálisan zajló tevékenységekről, többek között az oktatásról, értekezletekről. 3 féle szórólap készült a projekt során a lakosság tájékoztatása érdekében: 
Projekt team: A projektmenedzsment feladatok végrehajtásához szükséges humán erıforrást a Controll Holding Zrt. biztosítja. Az önkormányzattal való együttmőködés során közvetlen kapcsolattartás az aljegyzővel valósul meg, aki az irányítási, döntési folyamatot koordinálta. Egyéb információk: Az elspő Projekt Elırehaladási Jelentést 2009. szeptember 5-én elküldtük a VÁTI Kht. felé, amelyben összefoglaltuk az eddigi projekttevékenységeket. 2009. szeptember 28-án hiánypótlási felhívást kaptunk, amelyet sajnos ezt követően 2009. október 26-án elutasítottak. 2009. november 17-én újra benyújtottuk az első PEJ jelentést, amely 2009. december 14-én elfogadásra került. A Támogatási Szerződés dátumához képest 6 hónappal később az előleg visszafizetésre került. Ezt követően nem volt akadálya annak, hogy az eredetileg meghatározott utófinanszírozás helyett szállítói finanszírozással valósuljon meg a projekt. A projektben vállalt tevékenységek kezdési idıpontja 2009. szeptember 30-ra módosult, melyet változás bejelentıben jeleztünk a Váti felé. A kezdési dátum módosítására az első közbeszerzési eljárás eredménytelensége miatt volt szükség. Emiatt a tervezett tevékenységek mindegyike más ütemezéssel került megvalósításra. A változás bejelentési kérelem elfogadásra került 2009. 10. 27-én. 2009 novemberében szerződés módosítási kérelmet nyújtottunk be, mert a pályázatban vállalt PL-1864 lajstromszámú „Gazdasági és igazgatási képesítés” képzés helyett az Önkormányzat a XII/14/2007 nyilvántartási számú „Projektmenedzsment és személyes hatékonyság”, a X/1/2008 nyilvántartási számú „Asszertív kommunikációs tréning”, a X/2/2008 nyilvántartási számú „Időgazdálkodás, stressz- és konfliktuskezelés”, a XI/1/2008 nyilvántartási számú „Ügyfélkapcsolati menedzsment”, a X/3/2008 nyilvántartási számú „Személyes és munkahelyi hatékonyság” megnevezéső képzéseket szerette volna igénybe venni, a pályázati anyagban meghatározott óraszámban, a közbeszerzés nyertes Controll Holding Zrt. lebonyolításában. A változtatási kérelmet az indokolta, hogy az említett képzések – az idıközben hatályossá vált Ket. szabályozással szinkronban - sokkal nagyobb mértékben illeszthetők a mindennapi munkavégzéshez, mindemellett a pályázati anyagban megfogalmazott oktatási célok 1/A stratégiai menedzsment erősítése, 1/B ügyintézési idő csökkentése, 1/C Ügyfélszolgálati tevékenység ellátásának javítása is jobban azonosíthatók voltak a képzés ezen irányú változtatásával. Szerződés módosítási kérelmünket 2009 decemberében hiánypótlásra kérték fel. A szerződés módosítása 2010 márciusában lépett hatályba. A második Projekt Elırehaladási Jelentést 2010 augusztusában adtuk be, melyet hiánypótlásra kértek fel. A kifizetési igényt egy összegben a záró jelentéssel egyidejűleg a záró kifizetési kérelemben kívánjuk érvényesíteni. Részt veszünk továbbá a Záró Projekt Elırehaladási Jelentés és a Záró Kifizetési kérelem előkészítésében, a szükséges dokumentumok előállításában. Segítséget nyújtottunk az esélyegyenlőségi-, környezeti- és társadalmi fenntarthatósággal kapcsolatos szempontok megvalósítása során felmerülő kérdések megválaszolásában, a horizontális szempontok teljesülésének igazolására elkészített dokumentumok előkészítésében. Ezen túlmenıen segítettünk az alátámasztáshoz szükséges dokumentumok megfogalmazásában, különféle nyilatkozati minták összeállításában. A pályázatban 8 vállalt indikátor került megjelölésre. Ezek teljesítésében, és a teljesítés igazolásában is segítséget nyújtottunk az Önkormányzat részére, például az alátámasztáshoz szükséges együttmőködési nyilatkozatok, együttmőködési naplók és a különféle igazoló dokumentumok összeállításával. A beszámolóhoz mellékeljük a tevékenységek ütemezése táblázatait és a képzések táblázatait. Jelen beszámolót a záró kifizetési kérelemhez, a projektmenedzsment díj elszámolásához kapcsolódó teljesítésigazoláshoz készítettük. Budapest, 2010. augusztus 30. Controll Holding Tanácsadó Zrt. További részletek, táblázatok és a mellékletek letölthető pdf fájlban:
A projektekhez kapcsolódó sajtóhírekBefejezéséhez közeledik hivatalunkban a „Veszprém Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának A projekt célkitűzései az alábbiak voltak: · A döntési mechanizmus korszerűsítése Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében. A polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése érdekében. Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása. Rendeletalkotási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása. A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása. A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése. Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása.
Asszertív kommunikációs tréning a hivatalban · A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása. Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása.
Vezetői tanácsadás · A partnerség erősítése Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére. A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa. Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalban. Ezen fejlesztések segítségével megalapoztuk, hogy hivatalunkban · tovább javuljon a döntési folyamatok megalapozottsága, átlátható információáramlás biztosítsa a döntési folyamat szereplőinek tájékozottságát; · erősödjön a távlati gondolkodás képessége, a stratégiai szemlélet épüljön be a meghatározó döntési folyamatokba; · színesedjen a szervezeti kultúra, ami biztosítja a fejlesztések fenntarthatóságát; · javuljon a gazdasági feltételek elemzésének képessége korszerű költségvetési technikák támogatásával; · megvalósuljon a civil szervezetek minél teljesebb körű bevonása a döntéshozataltól a megvalósításig. Az elért eredményeket a következő években tovább kívánjuk fejleszteni, a projekt által megújult minőségirányítási rendszert az EMAS környezetirányítás bevezetésével integrált irányítási rendszerré tökéletesíteni. Minőségpolitikánkban is kifejeztük és tovább tökéletesítjük: „Veszprém Megyei Jogú Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának vezetői és munkatársai elkötelezettek vagyunk tevékenységünk és a belső folyamatok folyamatos javítása mellett. Törekszünk arra, hogy ügyfeleink, partnereink igényeit a lehető legmagasabb szinten elégítsük ki, folyamatosan fejlesztve ismereteinket. Szakmai képzéssel hozzájárulunk dolgozóink minőségközpontú gondolkodásának fejlesztéséhez és olyan légkör kialakításához, mely elősegíti a hatékony megújulási készség és minőségjavítás iránti igény fenntartását, fejlesztését, magasabb színvonalú szolgáltatás megvalósítását. A hivatal törvényes, eredményes és hatékony tevékenységét, annak jó minőségét biztosítjuk. A minőség iránti elkötelezettségünk a mindennapi munka részeként érvényesül. A minőségrontó tényezőket feltárjuk és korrigáljuk.” Veszprém.hu Fejlesztés a polgármesteri hivatalban (2009. 09. 30.) Uniós támogatással teljesen átalakul a polgármesteri hivatal szervezeti felépítése. A hatékonyabb működés kialakítása a cél.
A város több mint 33 millió forintos pályázatot nyert a döntési mechanizmus korszerűsítésére, a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítására és a partnerség erősítésére. - Rendkívül büszke vagyok, hogy a pályázatok tekintetében Veszprém egyre sikeresebb. Az önkormányzat célja, hogy megkönnyítse az ügyfelekkel való munkát, egyszerűbbé tegye a munkamenetet - mondta Porga Gyula, alpolgármester a sajtótájékoztatón.
A közbeszerzési eljárás során kiválasztott szervezetek és a hivatali apparátus csapata 12 hónap alatt végzi el a fejlesztést. (Vehír – kép: y) Ügyfélbarát önkormányzati hivatalokat – nyertünk 33 milliót (2008. 11. 27.) 33 millió forintot nyert el a veszprémi önkormányzat hivatalának működési mechanizmusának fejlesztésére, az Új Magyarország Fejlesztési Terv Államreform Operatív Programja (ÁROP) keretében – tájékoztatatott Czaun János alpolgármester. Mint mondta, az elnyert támogatást egy új szervezési- működési kultúra megvalósítására fordítják. Következő lépésként közbeszerzési eljárást kell lefolytatnia az önkormányzatnak, s az eredményhirdetést követő 18 hónapon belül kell úgymond eredményt produkálni; vagyis korszerűsíteni a döntési mechanizmust, javítani a gazdálkodás eredményességét, és erősíteni a partneri kapcsolatokat.
Büki Szilvia főjegyző hozzátette, hogy a pontos részleteket még nem ismerik, de a támogatói szerződés alapján számos kritériumnak meg kell felelni. Mint mondta, véleménye szerint a fejlesztés kiemelt célja kell, hogy legyen az ügyfélbarát működés megteremtése, a hivatali dolgozók továbbképzése, tanácsadás és kontrolling tevékenység megvalósítása. A 2001-es minőségbiztosítási szabványnak Veszprém felelt meg elsőként, ha lefektetjük a politika mentes, dinamikusan működő és hatékony önkormányzatiság alapjait – ismét az élre kerülhetünk – mondta a főjegyző. (Vehír – kép: y)
|
Az ÁROP 1.A projekt leírása (
A Polgármesteri Hivatal működésének folyamattérképe (
Ügyfélelégedettségi felmérés (
ESzervezeti szintű teljesítménymérési 
